SISTEM ORIENTASI DAN PENEMPATAN KARYAWAN

BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang Masalah

            Ketika memulai pekerjaan baru banyak para karyawan yang merasa gugup ketika pertama kali bekerja. Kegugupan hari pertama ini dasarnya bersifat alamiah. namun hal itu dapat mengurangi kepuasan karyawan baru dan kemampuan untuk belajar kerja jika manajer SDM tidak mengantisipasinya lebih dini. Para psikolog mengatakan bahwa kesan awal pertama adalah begitu kuatnya dan wajar wajar saja karena karyawan baru masih memiliki sesuatu yang sedikit, seperti pengetahuan, dan pengalaman kerja serta untuk melakukan penilaian diri. Hal ini sangat tergantung pada keinginan kuat karyawan untuk mengetahui segala sesuatu tentang perusahaan. untuk membantu karyawan menjadi anggota yang puas dan produktif, manajer dan departemen SDM harus membuat kesan awal tersebut menjadi sesuatu yang menyenangkan para karyawan baru, jadi jangan menimbulkan kesan bahwa yang paling membutuhkan di perusahaan adalah karyawan dan perusahaan.

            Sekali proses seleksi telah diputuskan, para manajer dan departemen SDM hendaknya membantu karyawan baru tersebut untuk merasa cocok dengan lingkungannya. Mengapa? karena sejak hari pertama, pendatang baru sudah masuk ke proses Investasi SDM. Mereka perlu disiapkan sejak awal agar nantinya mampu melakukan sesuatu tugas yang dibebankan perusahaan kepada mereka dengan baik. untuk membantu pendatang baru agar mereka merasa cocok, program orientasi dan sosialisasi akan membuat mereka familiar antara lain dengan peran peranya, perusahaan, kebijakan kebijakan dankaryawan lainnya.

1.2  . Rumusan Masalah

            Program orientasi pada pegawai perlu dilakukan untuk karyawan baru. selain itu kami juga membahas tetntang penempatan kerja. Adapun beberapa rumusan masalah yang kami bahas yaitu :

1. Apa arti dari orientasi karyawan dan tujuan orientasi karyawan?
2. Apa arti dari penempatan kerja?
3. Faktor apa saja yang mempengaruhi penempatan kerja?

1.3. Tujuan Pembahasan

            Adapun beberapa tujuan pembahasan masalah ini adalah:

1. Mengetahui arti dari orientasi karyawan dan tujuan orientasi karyawan.
2. Mengetahui artidari penempatan kerja.
3. Mengetahui apa saja faktor yang mempengaruhi penempatan kerja.

BAB II
PEMBAHASAN

11. A. ORIENTASI KARYAWAN

1.      Pengertian Orientasi

Orientasi adalah program yang dirancang untuk menolong karyawan baru (yang lulus seleksi) mengenal pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja. Program orientasi sering juga disebut dengan induksi. Yakni memperkenalkan para karyawan dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua pegawai baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru.

Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara memuaskan. Informasi dasar ini mencakup fakta-fakta seperti jam kerja, cara memperoleh kartu pengenal, cara pembayaran gaji dan orang-orang yang akan bekerja sama dengannya. Orientasi pada dasarnya merupakan salah satu komponen proses sosialisasi pegawai baru, yaitu suatu proses penanaman sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku dalam perusahaan kepada pegawai baru.

Tak ada format yang jelas tentang materi yang harus diberikan pada program orientasi, namun mengacu pada Astra International dalam buku panduannya menyebutkan bahwa program orientasi meliputi :

1. Company yaitu memahami visi, misi, nilai inti, organisasi dan sistem manajemen yang digunakan.
2. Customer & competitor dengan fokus materi pada pengenalan siapa pelanggan dan pesaing perusahaan.
3. Customes & manners yaitu berisi kebiasaan dan peraturan tak tertulis.
4. Teams dengan materi pengenalan karyawan dan pekerjaan / proses kerja di bagiannya.
5. Company regulations yaitu pengenalan etika kerja, serta peraturan-peraturan perusahaan yang tertulis.
6. Job yaitu pengenalan pekerjaan yang akan dilakukan.
7. Facilities yaitu pengenalan tentang segala macam fasilitas perusahaan dalam rangka menunjang kerja.

2.      Tujuan Orientasi

Orientasi bertujuan untuk mempercepat masa adaptasi sehingga karyawan baru dapat bekerja lebih cepat dan lebih baik. Program orientasi dirancang untuk memberikan kepada karyawan baru informasi yang dibutuhkannya agar dapat bekerja dengan enak dan efektif dalam organisasi. Tujuan orientasi adalah untuk mendapatkan SDM yang dapat melakukan pekerjaan secara tepat.

            Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja. Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :

1. Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus menghadapi ketidakpastian
2. Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis. Karyawan baru sering memiliki harapan tinggi yang tidak realistis tentang keuntungan yang akan diperolehnya dalam pekerjaan baru dan hal ini sering terbentur pada kenyataan bahwa yang akan mereka peroleh tidak seperti yang mereka harapakan semula.
3. Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan. Kejutan dapat terjadi apabila harapan mengenai pekerjaan atau diri sendiri tidak terpenuhi

Dalam sebuah studi yang dilaksanakan di Perusahaan Texas Instrument, para peneliti menemukan hal-hal berikut tentang pegawai baru :

3.      Sasaran-sasaran utama orientasi

Adalah mengulangi kecemasan awal yang dirasakan oleh semua pekerja baru untuk memulai pekerjaan baru, untuk mengakrabkan karyawan baru dengan pekerjaannya, unit kerjanya dan organisasi sebagai keseluruhan, dan agar mempermudah peralihan dari luar ke dalam. Pada dasarnya program orientasi bagi karyawan baru sangatlah mutlak diperlukan baik ditinjau dari sudut kepentingan perusahaan maupun karyawan itu sendiri yang tujuan pokoknya agar setiap karyawan baru:

1. Dapat beradaptasi dan berinteraksi dengan kondisi lingkungan yang baru dimasuki
2. Dapat memahami organisasi dan budaya perusahaan (visi, misi, nilai inti dan kegiatan operasionalnya),
3. Mempunyai kesamaan pola (paradigma) pikir dan terakhir,
4. Sebagai bekal sebelum yang bersangkutan bertugas di tempat kerjanya masing­ masingDessler (2003) menyampaikan bahwa program orientasi yang diberikan kepada karyawan baru saat mereka pertama kali masuk kerja setidaknya mempunyai tujuan antara lain:
5. Untuk mengurangi biaya di mana orientasi diharapkan mampu membantu karyawan baru agar cepat incharge dalam pekerjaannya.
6. Mengurangi kecemasan. Kebanyakan karyawan mengalami kecemasan ketika masuk ke dalam situasi kerja yang baru. Pengalaman menghadapi kecemasan ini berpengaruh padanya dalam mempelajari pekerjaannya. Orientasi membantu karyawan untuk mengatasi kecemasan tersebut dengan membantu karyawan dengan memberikan pedoman yang dibutuhkannya untuk dapat bekerja dengan baik.
7. Mengurangi turn over karyawan. Karyawan pindah kerja karena merasa tidak dihargai atau merasa tidak berada pada posisi yang tepat pada pekerjaannya. Program orientasi menunjukkan bahwa perusahaan menghargai karyawannya dan membantu menyediakan alat / fasilitas yang dibutuhkan untuk dapat sukses dalam pekerjaannya.
8. Menghemat waktu untuk supervisi. Program orientasi karyawan baru membantu karyawan untuk cepat memahami pekerjaannya sehingga bisa langsung incharge dalam kerjanya. Supervisi atau atasannya tidak perlu menyediakan waktu yang lama untuk melakukan mentoring agar mereka dapat bekerja sesuai harapan.
9. Membangun harapan yang positif terhadap pekerjaannya, sikap yang positif dan kepuasan kerja. Sangatlah penting bahwa para karyawan belajar sesegera mungkin apa yang menjadi harapannya, apa yang diharapkan padanya, selain belajar tentang nilai dan sikap yang ada dalam organisasi. Jenis orientasi yang diberikan kepada karyawan baru ada dua macamnya yaitu orientasi organisasi dimana orientasi dimaksudkan untuk memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut, serta orientasi unit kerja yang dimaksudkan untuk mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

·         Hari-hari pertama di tempat kerja merupakan hari hari yang mencemaskan dan menganggu perasaan.

·         Praktek-praktek “prabakti karyawan baru” oleh teman sekerja turut meningkatkan rasa cemas.

·         Rasa cemas berangsur hilang dengan proses training

·         Karyawan baru yang berhenti bekerja terutama disebabkan oleh rasa cemas ini.

·         Karyawan baru enggan membicarakan masalah itu dengan supervisor mereka.
Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.

4.      Teknik-Teknik Orientasi

Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :

a.       Program orientasi dan sosialisasi

Program orientasi ini berawal dari perkenalan singkat secara informal sampai pada program-program formal dengan waktu yang lebih panjang. Dalam program formal, karyawan baru biasanya diberi buku pegangan atau bahan cetakan yang berisi jam kerja, peninjauan prestasi, cara pembayaan gaji, liburan dan penggunaan fasilitas serta pedoman dan peraturan perusahaan lainnya. Aktivitas ini biasanya dilakukan oleh supervisor si karyawan baru dan departemen personalia.

b.      Peninjauan pekerjaan secara realistis

Aktivitas ini bertujuan untuk menunjukkan cakupan pekerjaan yang sebenarnya kepada calon karyawan. Cara ini efektif untuk memperkecil kejutan realitas. Schein mengemukakan bahwa salah satu masalah terbesar yang dihadapi calon karyawan dan pimpinan dalam tahap awal kepegawaian adalah hal-hal yang mencakup perolehan informasi yang akurat dari kedua belah pihak.

c.       Budaya organisasi

Dapat diartikan sebagai sikap dan persepsi yang dimiliki karyawan pada umumnya dalam suatu perusahaan tempat mereka berkerja. Dengan kata lain para karyawan menangkap isyarat tentang perusahaan mereka misalnya sejauh mana mereka dinilai secara adil atau sejauh mana hubungan persahabatan yang diperlihatkan oleh pimpinan mereka.

d. Pereratan hubungan antar-karyawan

Cara lain untuk membantu proses sosialisasi karyawan baru adalah dengan mempererat hubungan antar mereka dan dengan teman kerja baru atau dengan para supervisor mereka, yang bertindak sebagai mentor. Sebagai contoh beberapa perusahaan mendukung adanya program- program formal. Seperti sistem sahabat dimana karyawan yang ditugasi sebagai mentor memberi training khusus dan bertindak sebagai pemandu bagi pendatang baru.

e. Informasi prestasi kerja

Sistem penilaian perusahaan juga memainkan perananan penting dalam proses sosialisasi. Catatan prestasi kerja secara formal dan informal dari supervisor yang disampaikan pada waktu yang tepat kepada karyawan baru dapat mengurangi tekanan akibat ketidakpastian karena “ tidak mengetahui prestasi yang dicapai”. Selain itu catatan tersebut dapat membantu karyawan baru untuk memutuskan cara melaksanakan pekerjaan di masa mendatang. Sebagai contoh, penilaian sebelumnya dapat digunakan sebagai upaya “penalaran” untuk memperbaiki persepsi yang keliru.

II. B. PENEMPATAN KERJA

Kebutuhan penempatan staf dapat dipenuhi melalui dua cara, yaitu: menyewa dari pihak luar perusahaan dan penugasan kembali karyawan yang ada atau disebut sebagai penempatan dari dalam.

1.      Faktor Faktor yang Mempengaruhi Penempatan Karyawan

a)      Pertumbuhan Perusahaan

Pertumbuhan bisnis menyebabkan terjadinya pengisian posisi pekerjaan baru, baik melalui promosi karyawan yang sudah ada atau yang baru sama sekali. Adanya pengaruh ekspansi bisnis yang mampu mencipatakan posisi pekerjaan baru.

b)      Reorganisasi

Sebuah restrukturisasi dari perusahaan akan menghasilkan jenis yang beragm dalam hal kegiatan – kegiatan personal, misalnya jika terjadi merger dan reorganisasi perusahaan. Pembelian /penjualan perusahaan merger dengan perusahaan lain akan mempengaruhi aktivitas departemen SDM, seperti rancangan pekerjaan, kompensasi, manfaat, hubungan pekerja, dan program pensiun dini. Hal ini akan mempengaruhi keputusan penempatan karyawan.

c)      Kecenderungan Ekonomi Umum

Satu konsekuensi dari pengaruh menurunnya pertumbuhan ekonomi adalah secara signifikan akan menurunkan ketersediaan pekerjaan, baik bagi mereka/karyawan yang permanen dan temporer serta sekaligus bagi pencari kerja. Resesi ekonomi akan mengakibatkan terjadinya pengangguran besar-besaran. Sebaliknya, jika kondisi ekonomi membaik maka departemen SDM akan proaktif melakukan kegiatannya, seperti promosi, rekrutmen dan seleksi karyawan baru.

d)     Atrisi

Atrisi merupakan pengurangan karyawan yang disebabkan terjadinya terminasi, pengunduran diri, pengalihan keluar dari unit bisnis, dan meninggal. Secara khusus program pensiun dini telah meningkat selama terjadinya penurunan aktivitas usaha dan kelambanan aktivitas ekonomi, sehingga karyawan berada pada posisi tertekan dan terjadi pemangkasan kelebihan karyawan (rasionalisai).

2.      Promosi

Sebuah promosi terjadi jika seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke posisi lain yang lebih tinggi baik dalam hal pembayaran gaji, tanggung jawab, dan tngkat status keorganisasiannya. Promosi memiliki manfaat, baik bagi perusahaan maupun karyawan, yaitu:

a.       Promosi dapat memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemampuan karyawan untuk memperluas usahanya.

b.      Promosi dapat mendorong tercapainya kinerja karyawan yang baik

c.       Terdapat korelasi signifikan antara kesempatan untuk kenaikan pangkat dan tingkat kepuasan kerja. Ada dua pendekatan yang digunakan dalam merekrut karyawan, yaitu:

1.      Pendekatan Tertutup

Pendekatan yang lebih umum adalah pendekatan tertutup yang menempatkan unsur tanggung jawab untuk mengidentifikasi karyawan yang dapat dipromosikan. Penyelia harus memiliki catatan tentang kandidat, dan mencari informasi tentang kandidat di departemen lain yang memiliki kualifikasi tertentu.

2.      Pendekatan Terbuka

Digunakan bagi karyawan yang paling berkualifikasi dan diumumkan lewat papan pengumuman dan buletin. Jadi semua karyawan yang beminatdan merasa kualifikasinya terpenuhi bebas untuk melamar. Dilihat dari sisi filosofi dengan sistem terbuka perusahaan telah bertindak secara transparan, adil, dan tidak diskriminatif. Dalam praktiknya, kedua sistem promosi diatas biasanya didasarkan pada dua aspek, yaitu:

·         Promosi berdasarkan Merit

Terjadi ketika seseorang karyawan dipromosikan karena kinerja yang luar biasa dalam pekerjannya.

·         Promosi berdasarkan Senioritas

Dalam beberapa situasi tertentu, karyawan yang paling senior memperoleh promosi. Senior dalam hal ini berarti karyawan yang memiliki masa kerja terlama dalam perusahaan. Dalam serikat pekerja sering mencari promosi jenis ini untuk mencegah karyawan dari diskriminasi diantara anggota serikat pekerja.

3.      Pengalihan

Pengalihan terjadi manakala seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke posisi lain yang relatif pembayaran gajinya sama, begitu pula tanggung jawabnya dan tingkat dalam struktur organisasinya. Pengalihan sangat bermanfaat bagi pemegang jabatan, karena pengalamannya dapat dialihkan kepada seseorang dengan ketrampilan baru dan perspektif berbeda yang membuat orang itu menjadi pekerja dan kandidat yang lebih baik untuk dipromosikan di masa depan. Pengalihan ini dapat memperbaiki motivasi dan kepuasan individual.

4.      Penurunan Pangkat

Penurunan pangkat dapat pula dikatakan sebagai penugasan dari seorang karyawan ke posisi pekerjaan yang lebih rendah dengan gaji/upah yang lebih kecil serta kualifikasi ketrampilan dan tanggung jawab yang lebih rendah. Ada lima alasan mengapa penurunan pangkat terjadi, yaitu:

1.      promosi yang gagal

2.      ketidak mampuan melaksankan pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawn bersangkutan

3.      kapasitas karyawan yang kurang (kedisiplinan, absensi)

4.      pengurangan kapasitas perusahaan (merger, reorganisasi)

5.      kesukarelaan yang diminta oleh pengusaha berdasarkan motif/alasan personal.

5.      Program Penempatan Kerja / Lowongan Pekerjaan

Perusahaan menginformasikan para karyawan adanya kualifikasi dan pembukaan kesempatan kerja yang belum terisi. Pengumuman penempatan kerja mengundang karyawan/orang yang berkualifikasi untuk melamar. Maksud dari program ini adalah mendorong karyawan untuk mencari promosi dan pengalihan kerja yang membantu departemen SDM mengisi posisi dari dalam dan memenuhi tujuan personal karyawan. Semakin tinggi tingkat pekerjaan yang ditempatkan, membantu perusahaan memenuhi rencana kegiatan yang telah disepakati dan menjadi sebuah kesempatan yang adil bagi karyawan. Apabila tingkat pekerjaan lebih rendah terisi tanpa diketahui, para karyawan yakin mereka diizinkan melamar melalui program tersebut. Oleh karena itu, departemen SDM dalam membuat aturan program penempatan pekerjaan penting untuk diketahui seluruh karyawan dan ditindaklanjuti secara taat asas.

BAB III
KESIMPULAN

Orientasi adalah program yang dirancang untuk menolong karyawan baru (yang lulus seleksi) mengenal pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja. Program orientasi sering juga disebut dengan induksi. Yakni memperkenalkan para karyawan dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua pegawai baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru.

Pada umumnya, karyawan akan merasa sedikit waswas selama hari-hari pertama kerja. Setidaknya ada 3 alasan utama yang menyebabkan terjadinya kegugupan pada hari-hari pertama kerja (Meryl Reis Louis : 1980) antara lain :

a.       Alasan pertama adalah bahwa setiap situasi baru yang melibatkan perubahan dan perbedaan dalam beberapa hal, akan menyebabkan karyawan baru harus menghadapi ketidakpastian.

b.      Alasan kedua adalah harapan yang tidak realistis.

c.       Alasan ketiga adalah kejutan yang dapat mengakibatkan kecemasan.
Ada beberapa jenis teknik orientasi antara lain :

1.      Program orientasi dan sosialisasi

2.      Peninjauan pekerjaan secara realistis

3.      Pembinaan budaya organisasi

4.      Pereratan hubungan antar-karyawan

5.      Informasi prestasi kerja

DAFTAR PUSTAKA

1.      www.google.com

2.      S.P. Hasibuan, Drs. H. Malayu (2000). Manejemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT. Bumi Aksara

3.      S.P. Hasibuan, Drs. H. Malayu (2008). Manajemen Dasar, Pengertian, Masalah. Jakarta: PT. Bumi Aksara

4.      S. P. Hasibuan, Drs. H. Malayu (2006). Majanemen SDM. Jakarta : PT. Bumi Aksara

5.      P. Siagian, Prof. Dr. Sondang. (2007). MPA : Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT.Bumi Aksara

6.      Wahyudi, Drs. Bambang. (1991). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Sulita

7.      Umar, Husein, (2002). Riset Sumber Daya Manusia, cetakan keempat. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama

8.      T. Hani. Handoko (2001). Manajemen Personalia dan Manajemen Sumber Daya Manusia, cetakan ke duabelas. Yogyakarta : BPFE

9.      Simamora, Henry, (1999). Manejemen Sumber Daya Manusia, Edisi kedua , cetakan kedua. Penerbit STIE YKPN, Yogyakarta